Baca Juga:

Pada kegiatan pembelian sebuah produk, penting diperhatikan bahwa produk yang kita pilih berkualitas baik. Produk dikatakan baik apabila tidak ada kecacatan secara fisik dan tidak rusak. Bila kita memilih produk dan terdapat kerusakan pada produk maka kita berhak untuk mengajukan komplain atau pengaduan kerusakan barang. Pengaduan bisa dilakukan dengan berbagai cara salah satunya dengan menggunakan surat pengaduan barang.

Surat pengaduan barang ini ditujukan kepada penjual atau distributor atas barang yang rusak, atau tidak sesuai pesanan yang dilakukan oleh konsumen. Surat yang diterima sebaiknya dilakukan balasan kepada konsumen agar konsumen merasa diperhatikan dan tidak dirugikan. Surat ini biasanya ditujukan kepada perusahaan bisa toko, atau distributor barang tersebut.

Surat pengaduan barang ini tergolong surat resmi sehingga kita perlu membuat surat dengan tata bahasa yang resmi baik yang kita tuliskan untuk penjual maupun balasan kepada pembeli. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ketika akan menulis surat balasan pengaduan ini adalah penggunaan bahasa yang resmi/formal, sopan dan jelas.

Surat balasan atas pengaduan barang atau produk memiliki beberapa ciri khas diantaranya:

• Terdapat kalimat ungkapan terima kasih atas pengaduan yang dilakukan.
• Adanya ungkapan penyesalan karena kejadian tersebut, bisa juga ditambahkan alasan yang mendukung
• Adanya keputusan untuk menyelesaikan masalah yang muncul
• Pemberian saran apabila muncul masalah di luar tanggung jawab penjual dan berupaya membantu pembeli
• Berusaha untuk meyakinkan pembeli bahwa kejadian tersebut tidak berulang.

Pembuatan surat ini penting untuk memperhatikan susunan dalam surat karena surat ini bersifat resmi. Susunan yang ada didalam surat ini biasanya berisi

1. Kop perusahaan sebagai kepala surat
2. Lokasi dan tanggal surat
3. Nomor surat dari perusahaan
4. Menyertakan perihal surat dibuat
5. Penambahan lampiran bila diperlukan
6. Alamat penerima (orang yang dituju)
7. Isi yang mencakup penjelasan sebelumnya
8. Tanda tangan yang menunjukkan keabsahan

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak dalam Pengiriman

PT. Karya Mandiri

Jln. Mawar No. 54

SURABAYA

================================================================

Nomor  :  4/ADUAN/V/2016                                                           20 Mei 2016
Hal        :  Penggantian Kerusakan
Lamp    :  1 (satu) Lembar Faktur

Kepada
Yth. Pemilik Toko Elektronik Karya
Jln. Lawu No. 45
Kudus, Jawa Tengah

Dengan hormat,

Surat Saudara tertanggal 14 Mei 2016 dengan Nomor: 12/CS/V/34 mengenai perihal pengaduan kerusakan barang/produk, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat Saudara tersebut, kami segera melakukan konfirmasi dan pengecekan. Berdasarkan kroscek yang kami lakukan ternyata karyawan kami telah melakukan kesalahan dalam proses kemas sehingga menyebabkan barang pesanan Saudara mengalami kerusakan. Atas kejadian tersebut, kami selaku badan usaha mohon maaf yang sebesar-besarnya dan akan lebih memperhatikan pesanan Saudara agar tidak ada kejadian berulang.

Kami akan mengirimkan 5 unit Oven yang baru sebagai bentuk penggantian barang pesanan Saudara yang mengalami kerusakan dan faktur asli pesanan atas nama Saudara.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. Karya Mandiri


Mahmud, SE
Manajer Pemasaran

Contoh Surat Balasan Pengaduan Barang karena Rusak dan penggantian

PT Tirta Mandiri

Jalan Bhayangkara No. 043

Gombong, Jawa Tengah

Nomor  :  12/BPB/X/2013                                                       18 Oktober 2013
Lamp     :  1 (satu) lembar
   

Kepada
CV Rekayasa
Jalan Kalurang Km. 17
Sleman, Yogyakarta


Hal        :  Balasan Pengaduan Barang

Dengan hormat,

Surat Saudara yang kami terima tertanggal 13 Okober 2013 dengan Nomor: 11/PKB/X/2013 perihal pengaduan kerusakan barang, telah kami terima dengan penuh perhatian.

Sehubungan dengan surat tersebut, kami segera mengirimkan teknisi untuk memperbaiki Mesin Cuci yang mengalami kerusakan.

Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya atas kerusakan barang tersebut dan kami akan lebih memperhatikan pesanan Saudara selanjutnya agar tidak terjadi kejadian serupa.

Kami juga berinisiatif menawarkan kepada Saudara, apabila Saudara berkenan menukarkan Mesin Cuci merk “Uchida” dengan merk “Panasonic” yang mutunya lebih baik, namun harganya sedikit lebih tinggi. Untuk memperjelas, kami juga melampirkan brosur produk sebagai informasi.

Atas perhatian Saudara, kami sampaikan terima kasih.

    Hormat kami,

    PT Tirta Mandiri

   

   

    Hartono Raharjo

    Manajer Penjualan

contoh surat keluhan pelanggan ke perusahaan

contoh surat keluhan pelanggan ke perusahaan

 

contoh surat balasan pengaduan keterlambatan pengiriman barang

contoh surat balasan pengaduan keterlambatan pengiriman barang

 

contoh surat pengaduan barang rusak

contoh surat pengaduan barang rusak

contoh surat balasan komplain harga mahal

contoh surat balasan komplain harga mahal

contoh surat balasan komplain harga mahal

contoh surat balasan komplain harga mahal